Manual de Usuarios y Suplemento para el Libro de Remuneraciones Electrónico

Santiago de Chile, 25 de mayo del 2021

La Dirección del Trabajo emitió un manual de usuario y un suplemento para el nuevo sistema de Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE). Revisa los puntos principales de ambos documentos aquí.

1. Concepto de LRE

El Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE) es una herramienta estándar que permite a los empleadores gestionar las remuneraciones de sus trabajadores; y al Estado de Chile entregar un mejor servicio a la ciudadanía, en sus distintas líneas de acción.

Permite a la Dirección del Trabajo capturar en forma electrónica la información de remuneraciones de los distintos empleadores con cinco o más trabajadores, optimizando sus trámites y productos propios, de cara al usuario, mejorando los tiempos de respuesta y calidad de servicio.

2. Fecha de entrada en vigencia

La incorporación a este sistema electrónico de registro es voluntaria, y su implementación reemplaza al Libro Auxiliar de Remuneraciones físico, pudiendo implementarse a partir del 15 de marzo de 2021. Una vez que el empleador opte por esta modalidad, no podrá retornar al sistema físico.

3. Conceptos básicos

· Libro Auxiliar de Remuneraciones: Registro contable de carácter obligatorio para aquellos empleadores con 5 o más trabajadores. Satisface objetivos normativos en el ámbito laboral, previsional y tributario, impreso en hojas foliadas y timbradas por el SII, cumpliendo los demás requisitos de forma para su presentación y validez.

· Libro de Remuneraciones Electrónico: Plataforma electrónica para que empleadores informen los pagos de remuneraciones efectuados a sus respectivos trabajadores.

· Declaración: Oportunidad en la que un empleador carga un archivo .csv con la información del libro de remuneraciones electrónico, a través de su usuario en el portal Mi DT.

· Rectificación: Acción mediante la cual el empleador corrige, modifica o complementa los datos proporcionados en una declaración anterior.

4. Declaración del LRE

Para realizar una declaración, el usuario debe fijar el año y mes a declarar, y seleccionar el botón de edición.

A continuación se debe descargar un archivo .csv de base, el que tiene por objetivo servir de apoyo para el proceso de carga de la información del LRE. Se recomienda utilizar la misma plantilla de descarga, ya que esta posee el formato recomendado.

5. Instrucciones de carga del LRE

5.1 Plazo de presentación

La información deberá ser enviada mediante transferencia de archivo antes de la medianoche del día 15 del mes calendario siguiente a aquel en que se verificó el pago efectivo de la remuneración.

La transferencia de información será mensual y su contenido estará constituido por el registro de todos los pagos de remuneraciones, asignaciones no remuneracionales, descuentos legales y convencionales efectuados dentro del mes calendario, respecto de cada trabajador.

5.2 Descripción del formato

El archivo de la declaración o rectificación deberá tener nombre con el siguiente formato: empleador_aaaamm.

La extensión de formato debe ser .csv o .txt. El delimitador establecido será el símbolo punto y coma, y cada concepto tendrá un largo variable máximo de 40 caracteres.

5.3 Estados de carga

Se visualizan 6 estados posibles:

• Declarado: es el archivo cargado por el usuario, el que superó las validaciones de primer y segundo nivel, sin encontrar observaciones.

· Declarado con Observaciones: es el archivo cargado por el usuario, el que superó las validaciones de primer nivel, pero se encontraron observaciones a corregir en las de segundo nivel.

· Declaración en proceso: es el archivo que se encuentra en proceso de validaciones de segundo nivel.

· Rectificado: es el archivo cargado por el usuario, el que superó las validaciones de primer y segundo nivel, sin encontrar observaciones.

· Rectificado con Observaciones: es el archivo cargado por el usuario que superó las validaciones de primer nivel y en las de segundo nivel se encontraron observaciones que corregir.

· Rectificación en proceso: el que dice relación con aquel archivo que, habiendo superado validaciones de primer nivel, se encuentra en proceso de validaciones de segundo nivel.

6. Validaciones de forma

Se trata del formato de entrega de la información. Si el archivo cargado presenta errores, se impedirá la carga y se abrirá una página emergente con un informe que indica en detalle cada uno de estos errores, para que el usuario pueda corregirlos.

Si el archivo supera este flujo de validaciones, pasará al proceso de validaciones de fondo y el estado cambiará a Declaración o Rectificación en proceso, según corresponda.

En caso que el documento no supere las validaciones de forma, se entenderá que no se ha realizado declaración alguna respecto del mes que se trate.

Los requisitos mínimos para la validación de forma son:

a. Los campos definidos como “obligatorios” deben contener la información requerida. Los definidos como “opcionales” podrían no contener información.

b. RUT trabajador debe ser válido, de entre 9 y 10 caracteres, incluyendo el guión y el dígito verificador (sin anteponer “0”o ingresar puntos).

c. Fechas en el formato: dd/mm/aaaa.

d. Montos entregados en caracteres numéricos, positivos y enteros, mayores o iguales a cero.

7. Validaciones de fondo

Si al término de este proceso de validaciones el archivo cargado presenta errores, se dispondrá de un informe en formato descargable, donde se indica en detalle cada uno de éstos (errores) para que el usuario pueda corregirlos.

Al cierre de este proceso, podrá superar o no las validaciones definidas para este nivel y en cuyo caso, el estado será Declarado/Rectificado o Declarado/Rectificado con Observaciones, según sea corresponda

El tiempo promedio para el procesamiento de este flujo de validaciones es de veinticuatro (24) horas. El tiempo máximo definido es de cuarenta y ocho (48) horas.

Las validaciones de fondo para el mínimo producto viable serán las siguientes:

a. Información personal de cada trabajador entregada por el servicio del Registro Civil.

b. Registro y formato de fechas

c. Formato de montos, cuyos campos deben ser numéricos, positivos y enteros.

8. Notificaciones

El usuario será notificado de las interacciones que realice en la plataforma al correo electrónico definido en el perfil del usuario que esté realizando la carga del LRE en el portal Mi DT

Suplemento de Libro de Remuneraciones Electrónico

Uno de los puntos más relevantes dentro del presente suplemento es la “Estructura del Libro de Remuneraciones Electrónico”, que establece de forma explicativa la forma en cómo el empleador debe dar cumplimiento a la presente obligación enfocado en los siguientes ítems:

a. Identificación del trabajador: (indicar algunos ejemplos)
b. Haberes
c. Descuentos
d. Aportes del empleador
e. Totales